Mehr Ruhe und Erreichbarkeit für das Team.

Als wir zum ersten Mal ins Gespräch kamen, war das Team vor allem eines: dauerhaft überlastet.
Jeden Tag kamen unzählige Anrufe rein, die vom eigentlichen Arbeiten ablenkten, und das Beantworten von immer wiederkehrenden E-Mail-Anfragen nahm dem Team wertvolle Zeit – oft für einfache Standardfragen.
Das Ergebnis: Frust, Stress und zu wenig Zeit für die dringenden Anliegen.

Gemeinsam haben wir dann entschieden, zwei Entlastungen einzuführen: einen Telefonassistenten, der zuverlässig Anrufe annimmt, sortiert und nach Dringlichkeit filtert – sowie einen smarten Chatbot, der rund um die Uhr die häufigsten Anfragen automatisch beantwortet. Die Systeme wurden individuell auf die Abläufe und Sprache der Firma abgestimmt, sodass für die Kunden alles vertraut und freundlich blieb.

Verbesserungen nach dem ersten Monat:

🔹 50 % weniger Unterbrechungen durch Anrufe – Das Team konnte konzentrierter arbeiten.
🔹 Über 60 % der Standardanfragen direkt durch den Chatbot beantwortet – weniger Zeitaufwand für die Mitarbeiter:innen.
🔹 Reaktionszeiten für Anfragen halbiert – Kund:innen erhielten deutlich schneller Hilfe.
🔹 Zufriedenheit im Team deutlich gestiegen – Mehr Ruhe und weniger Stress im Alltag.
🔹 Positives Feedback von Kundenseite – Besonders die ständige Erreichbarkeit und schnelle Hilfe wurden gelobt.